Clockwork / stempling
Telefon, nettbrett eller kiosk. No-shows og for sene oppmøter vises umiddelbart.
For festivaler og arrangementer
Ett operativt bilde for hele arrangementet.
HR Cluster kobler crew, leverandører, kjøretøy og akkreditering til samme informasjon. Legg den inn én gang, og den er allerede der det trengs: i vaktplanen, i porten og i produksjonsplanen. Verktøyene du bruker i dag beholder du.
HR Cluster startet som en produksjonsleders eget verktøy for å gjennomføre arrangementer. Det formes fortsatt av reell drift i dag.
Brukt i drift
Sommerbris · Oktoberfest Oslo
Brukes på arrangementer med 400–1200+ crew – onboarding, innsjekk og bemanningskontroll
Slik drives arrangementer i dag
Informasjonen finnes. Den er bare spredt.
Å drifte et arrangement betyr å koordinere mennesker, leverandører, underleverandører, kjøretøy, adgang, dokumentasjon og avvik på tvers av mange team.
Mye av det ligger allerede i regneark, e-post og spesialiserte systemer. Problemet er ikke verktøyene. Det er at den samme informasjonen legges inn om og om igjen, og raskt kommer ut av synk.
Når tallene ikke stemmer overens lenger, slutter teamene å stole på dem, og hvert spørsmål blir en oppgave.
HR Cluster samler det igjen, så hvert team kan stole på det de ser.
Ett operativt bilde
Legg det inn én gang. Bruk det overalt.
Legg inn en person, en leverandør eller et kjøretøy én gang, og det er allerede der i vaktplan, akkreditering, porter og avvik.
- En leverandør ankommer området.
- Kjøretøyinformasjonen deres er allerede tilgjengelig.
- Sjåførens akkreditering er allerede koblet.
- Adgangsrettighetene er allerede på plass.
- Skjer det et avvik, er alle involverte allerede koblet sammen.
Ingen la inn noe på nytt. Det er den samme informasjonen, sett fra alle vinkler.
Pakke · Live
Workforce
For HR, bemanning og crewdrift. Onboarding, timer, vakter og kontrakter. Her starter de fleste.
Pakke · I produksjon
Ops
Produksjonsplan, leveranser, leverandører, akkreditering, kjøretøy og risiko. For produksjon, logistikk og sikkerhet. Skrus på i samme arbeidsflate som crewet, modul for modul, når produksjonen trenger det.
Menneskelaget for arrangementsdrift
Hvert driftsspørsmål starter med en person.
Kontrakter, vakter, adgang og kjøretøy betyr først noe når de henger på en person. HR Cluster holder den koblingen på ett sted, så svaret er ett oppslag unna.
Spørsmålene du stiller hele helgen
- Hvem er de?
- Har de kontrakt?
- Er de satt opp på vakt?
- Er de godkjent?
- Har de adgang på området?
- Hvilken leverandør eller gruppe hører de til?
- Er de sjekket inn?
- Hvem har ansvaret for dem?
Hvorfor det betyr noe
Når svaret er spredt over separate lister, innbokser og verktøy, blir hver port, hver vakt og hver revisjon et søk. Koordinatorer slokker branner i stedet for å drifte arrangementet.
HR Cluster kobler arbeidsflytene rundt hver person, så alt refererer til samme oppføring. Én person, én kilde til sannhet.
Funksjoner
Arbeidsflytene som kobles rundt hver person.
Ett operativt lag, ikke separate verktøy du må lappe sammen. Bygget med festival- og arenateam.
Vaktplan for crew
Planlegg vakter etter rolle, gruppe og sted. Publiser til hele teamet med ett klikk.
Onboarding av crew
QR-link, fyll ut skjemaet, signer kontrakten. Klar for første vakt.
Kontrakter og compliance
Signer, lagre og revider kontrakter uten å forlate plattformen.
QR-innsjekksflyter
Skann for å stemple inn, signere dokumenter eller starte et skjema. Fungerer på telefonene folk allerede har.
Avvik / HMS
Rapporter nesten-uhell og avvik fra plassen. Oppfølging spores ende til ende.
Live driftsdashbord
Bemanningsstatus, stemplinger og flagg. På ett blikk, mens det skjer.
Kommunikasjon med crew
Send beskjeder og praktisk informasjon til én person eller en hel gruppe. Vaktendringer og påminnelser går ut av seg selv.
Fungerer med verktøyene dine
Behold verktøyene du allerede bruker.
Regnearkene og spesialsystemene dine beholder plassen sin. HR Cluster kobler dem sammen, så informasjon flyter rent inn og ut og holder seg konsistent.
Import og eksport
Excel og CSV, begge veier. Start fra listen du allerede har, og lever rene data tilbake til lønn.
Validering mot offentlige registre
Valider selskaps- og kjøretøyinformasjon mot offentlige registre. Det reduserer manuell inntasting og hever datakvaliteten. Selskapsdata via Brønnøysund, kjøretøydata via Statens vegvesen.
Ikke riv ut, koble sammen
Spesialsystemene dine fortsetter å gjøre det de er best på. HR Cluster fyller hullene mellom dem i stedet for å erstatte dem.
Vokser med driften din
Start med crewet ditt. Voks inn i resten av driften.
De fleste begynner med å få crewet på plass, og skrur på mer av plattformen etter hvert som driften blir mer kompleks. Hvert steg aktiveres i samme arbeidsflate, på den samme informasjonen. Det finnes ikke noe system nummer to å migrere til.
-
Workforce
Crewhåndtering
Personer, grupper, roller og kontrakter i én oppdatert liste.
-
Workforce
Avvik og oppfølging
Meldes fra feltet av crewet, følges opp av produksjon. Samme oppføring, uansett hvilken side som melder.
-
Workforce
Prosjekter og vaktplan
Vakter planlagt mot faktiske prosjekter, steder og innrykkstider.
-
Ops
Leverandører og leveranser
Leverandører registrerer seg selv, hver leveransebevegelse kommer inn som én operativ oppføring, og begge deler ligger i samme bilde som crewet.
-
Ops
Kjøretøy og logistikk
Hva som er på området, hvem som har ansvaret, og hvor det får kjøre.
-
Ops
Områdedrift
Porter, soner og adgangsreglene som følger med, delt av vakthold, produksjon og vaktplan.
-
Ops
Risiko og compliance
Risikovurderinger og dokumentasjon lagret på oppføringene de hører til.
-
Ops
Alt det andre
Akkreditering, samband, strøm og resten, skrudd på når arrangementsåret krever det.
Slik vokser organisasjoner vanligvis med HR Cluster. Det er ingen påkrevd rekkefølge. Start med området som gir raskest verdi for din organisasjon. Ingenting av det du allerede bruker må slås av for å komme i gang.
Det som endrer seg
Mindre admin før arrangementet. Bedre kontroll under.
Én felles kilde til sannhet dukker opp tre steder: før portene åpner, på arrangementsdagen, og når regnskap og compliance lukker ut.
Før
Færre manglende kontrakter. Renere crewlister.
Onboardingen skjer før vaktdagen. Kontrakter og dokumenter er signert og arkivert. Crewlisten er oppdatert: én versjon, ikke forrige ukes eksport.
Under
Live bemanningsstatus. Synlige sene og no-shows.
Koordinatorer ser tilstanden på hver vakt uten å gå rundt på plassen. QR-flyter holder onboarding og innsjekk raskt under press.
Etter
Raskere godkjenninger. Klar for lønn. Bedre dokumentasjon.
Timer godkjent og avstemt. Alt som fortsatt venter, fra påmeldinger til manglende kontrakter, på ett dashbord. Dokumentasjonen er klar hvis en revisor spør.
Live kontroll
Se hva som faktisk skjer
Oppdateres kontinuerlig under arrangementet
De fleste systemer fungerer før og etter. HR Cluster fungerer når det gjelder som mest.
- Live innsjekk – se hvem som møter opp
- Crewstatus i sanntid – ikke basert på plan, men reelt oppmøte
- Avvik fra feltet – rapportert der det skjer
- Alt som venter på deg – ett dashbord
Løsninger
Formålsbygget for hvordan arrangementer faktisk drives.
Ikke et generisk HR-verktøy med arrangementsdrakt. Formålsbygde arbeidsflyter for team som drifter festivaler, arenaer, bemanningsbyråer og sesongcrew.
Festivaler
Skaler fra helgecrew til 2 000+.
Flere scener, flere innrykkstider, hundrevis av midlertidig crew. Håndtert fra én arbeidsflate.
ArenaerShowene endrer seg. Stacken gjør ikke det.
Crew per show, gjentagende roller, arrangørspesifikk bemanning. I én arena-arbeidsflate.
BemanningsbyråerDrift flere kundearrangementer samtidig.
Crewpooler, prosjekter per kunde, vaktplan på tvers av arrangementer med dobbelbooking sperret. Én arbeidsflate for alt.
ArrangementsdriftProduksjonssiden, samme arbeidsflate.
Ops-pakken bringer produksjonsplan, leveranser, leverandører, akkreditering og kjøretøy inn i samme struktur som Workforce-pakken bruker.
SesongcrewSamme crew, tilbake hver sesong.
Behold profiler, kompetanse og kontraktshistorikk på tvers av sesonger uten å onboarde på nytt.
Én plattformÉn plattform. Ett operativt bilde.
Uansett hvem av disse du er, er det ett sammenkoblet bilde, ikke en haug med separate verktøy per team.
Se HR Cluster på ditt eget arrangement.
Bestill en kort demo, så går vi gjennom hvor du bør starte, og hvordan arbeidsflytene kobles rundt ditt crew, dine leverandører og ditt område etter hvert som dere vokser.