Clockwork / stempling
Inn- og utstempling med PIN eller QR, der hver økt knyttes til vakt, prosjekt og gruppe og godkjennes før lønn. Kan kreve ID-sjekk før første innstempling.
QR-stempling
Funksjoner
Alt arrangementsteamet faktisk trenger.
Bygget sammen med festival-, arena- og bemanningsteam. HR Cluster har to pakker på ett felles grunnlag: Workforce på crewsiden, Ops på produksjonssiden. Først etter problemet du løser, så modul for modul.
Crewkontroll Se hvem som jobber, hvor og når.
Det live laget i plattformen. Delene koordinatorer bruker hver time under et arrangement.
Workforce
Clockwork / stempling
Telefon, nettbrett eller en delt terminal. PIN, QR eller lederens skanner, med GPS lagret når enheten tillater det. Sene oppmøter og no-shows vises umiddelbart, ikke ved ukeslutt.
Workforce
Vaktplan for crew
Vakter etter prosjekt, rolle, gruppe og sted. Utkast, publiser og avlys, med crewet varslet automatisk. Bestem per vakt hvem som kan melde seg på, og la ventende påmeldinger holde plassene sine til du avgjør.
Workforce + Ops
Grupper og roller
Én gruppe holder hver person og svarer på lønnsspørsmålet. Roller sier hvilken funksjon en vakt trenger. Avdelinger deler opp produksjonen. Struktur som følger hvordan arrangementet kjøres, ikke et generisk organisasjonskart.
Workforce + Ops
Lokasjoner og prosjekter
Flere steder, flere arrangementer. Hold parallelle festivaler eller arenaer i én arbeidsflate uten at de blandes. Crewlister bygges og sendes per lokasjon.
Workforce
Live driftsdashbord
Bemanningsstatus, stemplinger, no-shows og alt som venter på en avgjørelse. På ett blikk, mens det skjer.
Workforce
Selvbetjening for crew
En side som er deres, på telefonen. Kommende vakter og de som er åpne for påmelding, timer jobbet, PIN og kontaktinfo, holdt oppdatert av den de tilhører. En vakt de ikke kan ta sier hvorfor.
Onboarding og compliance Færre manglende kontrakter. Færre overraskelser i revisjon.
Papirarbeids-siden. Håndtert én gang, til rett tid, av personen det faktisk gjelder.
Workforce
Onboarding av crew
Én lenke til et registreringsskjema crewet fyller ut på under fem minutter. Kontrakter og sertifikater følger via lenke, på samme profil.
Workforce
Kontrakter og e-signering
Generer, send og lagre kontrakter i plattformen. Signerte kopier ligger på crew-profilen.
Workforce
Kompetanse og dokumenter
Sertifikater, kurs, ID-dokumenter. Med utløpssporing så du ikke oppdager den manglende under en revisjon.
Workforce + Ops
QR-flyter
Skann for å stemple inn, melde et avvik eller starte en risikovurdering, fra plakater på veggen. Alle i crewet har også sin egen QR-kode på telefonen.
Workforce
GDPR-bevisste profiler
Fødselsnummer kryptert på feltnivå, data i EU, databehandleravtale på forespørsel. En person som fjernes fra lista forsvinner fra alle lister, mens historikken bak timene står.
Workforce
Mat og allergier
Allergier og kostbehov, registrert av hver person på sin egen side. Be én person, en gruppe eller alle om en oppdatering, se hvem som ikke har svart, og gi catering et sammendrag eller hele lista som PDF.
- Fyll inn opplysninger
- Signer dokumenter
- Skann QR
- Klar for vakt
Live drift Det som skjer når portene åpner.
Verktøyene for arrangementsdagen. Bygget for å fungere under press, på hvilken som helst enhet noen har i hånden.
Workforce + Ops
Avvik / HMS
Nesten-uhell, bekymringer og avvik meldes fra feltet via et offentlig skjema uten innlogging. Hver sak får en eier, en prioritet og en oppfølgingsstatus, og et sammendrag kan deles med leverandøren det gjelder.
Workforce + Ops
Meldinger og varsler
E-post eller SMS til én person eller en hel gruppe, eller bare til dem i gruppen som er på vakt akkurat nå, med status per mottaker. Påmeldingsbekreftelser, avlysninger og vaktpåminnelser går ut på e-post av seg selv.
Workforce
Hviletid og overlapp
Overlappende vakter sperres, og minste hviletid mellom vakter håndheves ved hver påmelding og godkjenning. En leder som tildeler forbi den gjør det bevisst, og det registreres.
Workforce
No-shows, idet vakten starter
En tildelt person som ikke har stemplet inn etter at vakten startet, ligger på dashbordet med vakten ett klikk unna. Ikke oppdaget når regnskap avstemmer lønnen.
Ops
Utstyr som følger vakten
Radioer, nøkler, vester, vekslekasser. Vakten sier hva den trenger, innstempling bekrefter hva som gikk ut, utstempling det som kom tilbake, og personen får kvittering på e-post. Det som fortsatt er ute, per person.
Ops
Sambandsplan og kontakter
Sambandsplanen for arrangementet, delt via lenke eller nedlasting med de som bærer radioene, og en operativ kontaktliste med lister du kan sende til. Ikke et laminert ark noen har mistet.
Ops Planlegg det, koordiner det, kontroller porten, kjør det live.
Produksjonssiden, i samme arbeidsflate som crewet. Beredskap og live strøm ligger ved siden av.
Ops
Produksjonsplan og Plan Live
Hver oppgave og levering i én datert plan, per avdeling og fase. Plan Live setter den på en skjerm for teamene som trenger den, live og skrivebeskyttet, uten tilgang til arbeidsflaten.
Ops
Leveringer
Én levering, én operativ oppføring: ankomst, sjåfør, kjøretøy, portkontroll for den turen. Leverandører og transportører registrerer sine egne via en offentlig lenke, og ingenting havner i planen før du godkjenner det.
Ops
Leverandører
Et register med data fra Brønnøysund, dokumenter som utløper og en ansvarlig hos dere. Én lenke per leverandør for akkreditering, kjøretøy og leveringer. Alt de sender er et forslag du gjennomgår.
Ops
Akkreditering
Hvem som har adgang, og hvem som er på plass nå. Pass utstedes per type og prosjektfase, eller tilstedeværelse spores i en innsjekkingsskranke som alltid viser hvem som er inne.
Ops
Kjøretøy
Søknad, vurdering, tillatelse, port. Kjøreadgang og parkering avgjøres hver for seg, per fase og per sone. Ved porten gir en skanning eller et skilt ett svar: godkjent, kun adgang, avvist.
Ops
Risikovurderinger
Farer, tiltak og deltakere på én oppføring, vurdert og godkjent før arbeidet starter. Deltakerne bekrefter via lenke at de er briefet, og avvik under arrangementet havner på samme områdestruktur.
Rapportering og godkjenninger Rene tall til regnskap og compliance.
Slutten av prosessen. Der regneark vanligvis faller fra hverandre.
Workforce + Ops
Ett sted for alt som venter
Dashbordet teller alt: påmeldinger og vaktønsker, manglende kontrakter, åpne avvik, leverandørinnsendinger, ventende akkreditering og kjøretøysøknader. Bak det har vaktplanen én innboks for forespørsler.
Workforce
Lønnseksport
CSV-eksport til lønnssystemer. Timene er allerede avstemt.
Workforce
Compliance-rapporter
Timer per person, kontraktstatus, kompetanse med utløp, avvikslister. Klart når revisor spør.
Workforce
Kostnadsrapportering per arrangement
Lønnskostnad per prosjekt eller gruppe, priset med timesatsen som gjaldt da timene ble jobbet. Kjenn det reelle bildet mandagen etter arrangementet.
Workforce
Timer gjennomgått og godkjent
Hver økt er lukket, justert eller godkjent. En justering beholder de opprinnelige tidene og begrunnelsen. Godkjenn per gruppe før lønn, opphev for å rette, og eksporten kan ta kun godkjente timer.
Workforce
Bemanningsstatistikk
Planlagt, bemannet og innstemplet for valgfri periode, per lokasjon, prosjekt eller rolle. Dekning og no-show-andel per lokasjon, så neste arrangement planlegges på det som skjedde, ikke hvordan det føltes.
Admin og plattform Kjedelig med vilje. Pålitelig når det gjelder.
Plattformslaget. Tilgang, integrasjoner og tingene en IT- eller regnskapsansvarlig kommer til å spørre om.
Plattform
Tilgang i nivåer
Hver modul gis per person som se eller administrere, oppå standardene for admin og leder. Ops skrus på per person. En gruppes koblede kontakt ser den gruppa og ingenting annet.
Plattform
Endringshistorikk
Justerte timer beholder de opprinnelige tidene, og akkreditering, kjøretøy, avvik og risikovurderinger har en logg over hva som ble endret og når. Enkelt å forklare til en revisor eller en kunde.
Plattform
Flere juridiske enheter / flere merker
Kjør flere juridiske enheter, merker eller festivallabel som separate arbeidsflater under én innlogging, uten at de blandes.
Plattform
Nettleserbasert
Ingenting å laste ned fra en appbutikk. Fungerer på nettbrettet i produksjonsbua og på telefonen i lomma til crewkoordinatoren.
Plattform
EU-hosting
Data forblir i EU. Databehandleravtale tilgjengelig. Sikkerhetssiden har detaljene.
Plattform
Import og eksport, begge veier
Crew, vakter, timer, tildelinger og produksjonsplanen kommer inn som CSV, forhåndsvist og validert før en rad lander. Vakter og timer går ut igjen i samme format, til å redigere og importere på nytt.
Telefon, nettbrett og PC
Ingen app å laste ned
Crew, leverandører og frivillige kommer og går, og en nedlasting fra en appbutikk er ett steg til før hver vakt. Legg HR Cluster på hjemskjermen på en telefon, et nettbrett eller en PC, så åpnes det som en app, uten nettleserens adresselinje og uten at IT-avdelingen må involveres. Oppdateringer leveres automatisk, uten at brukerne må laste ned en ny versjon fra en appbutikk.
Workforce + Ops
Selve HR Cluster
For ledere og crew. Ikonet åpner rett i arbeidsflaten, på telefonen i lomma eller PC-en i produksjonskontoret.
Workforce
Stemplingsterminalen
Installer PIN-skjermen på en iPad eller et Android-nettbrett ved inngangen, så kjører den i fullskjerm som stemplingskiosk.
Workforce + Ops
Avviksrapportering
Det offentlige avviksskjemaet installeres som et eget ikon, med navn på brukerens språk: Meld avvik på norsk, Incidents på engelsk. Det fungerer også fra meldavvik.no.
Ops
Sikker jobbanalyse
SJA-skjemaet installeres som et SJA-ikon, også fra en delt SJA-lenke, så det er ett trykk unna før neste jobb starter.
Slik installerer du
- iPhone og iPad: Safari → Del → Legg til på Hjem-skjerm
- Android: Chrome → Installer app (eller Legg til på startskjermen)
- Windows og Mac: Installer i adressefeltet i Chrome eller Edge
Modul for modul
Workforce dekker crewsiden: få crewet inn, planlegge vaktene, registrere timene og holde papirene i orden. Ops dekker produksjonssiden: planen, leverandører, leveringer, adgang til området og risiko. Begge pakkene deler det samme crewet, de samme prosjektene og lokasjonene, og modulene som bygger på dem, skrus på etter hva hver organisasjon trenger. Funksjonene over går på tvers av disse modulene.
Workforce-moduler
Crewsiden, fra første påmelding til timer klare for lønn.
Vaktplan
Vakter etter rolle, lokasjon, prosjekt og gruppe, publisert til crewet, som melder seg på vaktene som er åpne for dem. Påmeldingslenker tar nye rett fra registrering til valg av vakter.
Crew-onboardingGrupper
Teamene, klubbene, de frivillige organisasjonene og leverandørcrewene crewet hører til, med arbeidstakertype, timelønn og overtid. En navngitt kontakt kan følge vaktene og timene til sin egen gruppe.
Skjemaer
Offentlige registreringsskjemaer som tar nytt crew inn, gjennomgått før noen får en konto.
Crew-onboardingKontrakter
Arbeidsavtaler, oppdragsavtaler og frivilligavtaler laget fra deres egne maler og signert via lenke, uten innlogging.
Crew-onboardingKompetanse
Førerkort, sertifikater og kurs på hver profil, med dokumentasjon, godkjenning og utløpsdato.
Mat og allergier
Allergier og kostbehov registrert av crewet selv, med måltidsplanlegging, antall og serveringstider for catering.
Bekledning og størrelser
Størrelser på arbeidstøy, registrert av crewet selv og summert per plagg og størrelse, med en liste over hvem som fortsatt mangler en.
Ops-moduler
Produksjonssiden, fra planen til porten.
Produksjonsplan
Hver oppgave og levering i én datert plan, per avdeling og fase, også brukt som daglig sjekkliste. Plan Live viser den skrivebeskyttet på en skjerm for teamene som trenger den.
Produksjonsplan og Plan LiveLeveringer
Hver ankomst og retur på området som én oppføring, registrert av leverandører og transportører via en lenke og godkjent før den havner i planen.
Produksjonsplan og Plan LiveLeverandører
Selskapene bak arrangementet, med data fra Brønnøysundregistrene, dokumenter som utløper og én lenke per leverandør for akkreditering, kjøretøy og leveringer.
Akkreditering
Hvem som har adgang, og hvem som er inne nå: adgang per sone og port, pass per prosjektfase og en innsjekkingsskranke.
Kjøretøy
Kjøreadgang og parkering per fase, sone og port, sjekket ved å skanne kjøretøyets QR-pass. Norske skilt slås opp i Statens vegvesens register.
Avdelinger
Hvordan produksjonen er organisert, fra produksjon og bar til rigg og vakthold. Avdelingene deler opp planen og styrer hvem som får hvilken morgenbrief.
Produksjonsplan og Plan LiveRisikovurderinger (SJA)
Sikker jobbanalyse med farer, tiltak og deltakere, godkjent før arbeidet starter og bekreftet av alle som er briefet.
Beredskap
Ett beredskapsnivå for hele kontoen eller ett enkelt prosjekt, fra 0 Normal til 3 Kritisk, alltid satt av en person med en begrunnelse. Det vises i toppfeltet i arbeidsflaten og på Plan Live-skjermer, og de som står på varslingslistene, får beskjed om endringer på e-post eller SMS.
BeredskapUtstyr
Radioer, nøkler, vester og vekslekasser som deles ut med vakten og leveres tilbake ved utstempling, med oversikt over hva som er ute og hvem som har det.
Samband og kontakter
Sambandsplanen og de operative kontaktlistene for arrangementet, delt som en mobilside man kan søke i og ringe fra.
Strøm Live
Live strømforbruk fra de tilkoblede målerne på området, per fase og mot kapasiteten, logget for prosjektfasene du velger og analysert etter arrangementet.
Slik henger modulene sammen
Modulene deler oppføringer i stedet for å kopiere dem. I praksis:
Én person, én profil
Den i crewet som melder seg på via et skjema, er den samme som settes på vakt, signerer kontrakten, stempler inn, får utdelt en radio og havner i lønnseksporten.
Ett prosjekt, én fasedeling
Rigg, arrangementsdager og nedrigg bestemmer hvilken akkreditering som utstedes, hvilke kjøretøy som har adgang, hvilken del av planen som vises og når strøm logges.
Én områdestruktur
Vakter, akkreditering, kjøretøytillatelser, avviksmeldinger og risikovurderinger peker alle til de samme lokasjonene, sonene og portene.
Én leverandørlenke
En leverandør ber om akkreditering, kjøretøy og leveringer og melder avvik via samme lenke, og hver forespørsel havner i modulen den hører til, klar for gjennomgang.
Fra avvik til oppfølging
Et avvik meldt fra feltet kan bli en oppfølgende risikovurdering, og et avviksskjema åpnet fra Plan Live kommer med prosjekt, tid og sted allerede fylt inn.
Plan og levering sammen
En levering er koblet til radene i planen den hører til, og vakter fra vaktplanen kan vises ved siden av oppgavene.
Gå i dybden
Mer i detalj
Crew-onboarding
Registrering, kontrakter og sertifikater for hundrevis av crew før første vakt.
QR-stempling
Crew skanner inn, ledere ser hvem som er på plass. Ingen app, ingen kortlesere.
Produksjonsplan og Plan Live
Én plan for oppgaver, leveringer og leverandører, og en live skjerm for teamene som trenger den.
Ops
Produksjonsplan, leveringer, leverandører, akkreditering og kjøretøy, i samme arbeidsflate.
Raskeste måten å se det på er en demo.
Tretti minutter med din faktiske arrangementskalender. Ikke en skriptet omvisning.