Alt arrangementsteamet faktisk trenger.
Bygget sammen med festival-, arena- og bemanningsteam. Gruppert etter problemet du løser, ikke etter modulnavn. Crewsiden først, så områdesiden. Ingen skrur på alt på én gang.
Se hvem som jobber, hvor og når.
Det live laget i plattformen. Delene koordinatorer bruker hver time under et arrangement.
Clockwork / stempling
Telefon, nettbrett eller en delt terminal. PIN, QR eller lederens skanner, med GPS stemplet på hver stempling. Sene oppmøter og no-shows vises umiddelbart, ikke ved ukeslutt.
Vaktplan for crew
Vakter etter prosjekt, rolle, gruppe og sted. Utkast, publiser og avlys, med crewet varslet automatisk. Bestem per vakt hvem som kan melde seg på, og la ventende påmeldinger holde plassene sine til du avgjør.
Grupper og roller
Én gruppe holder hver person og svarer på lønnsspørsmålet. Roller sier hvilken funksjon en vakt trenger. Avdelinger deler opp produksjonen. Struktur som følger hvordan arrangementet kjøres, ikke et generisk organisasjonskart.
Lokasjoner og prosjekter
Flere steder, flere arrangementer. Hold parallelle festivaler eller arenaer i én arbeidsflate uten at de blandes. Crewlister bygges og sendes per lokasjon.
Live driftsdashbord
Bemanningsstatus, stemplinger, no-shows og alt som venter på en avgjørelse. På ett blikk, mens det skjer.
Selvbetjening for crew
En side som er deres, på telefonen. Kommende vakter og de som er åpne for påmelding, timer jobbet, PIN og kontaktinfo, holdt oppdatert av den de tilhører. En vakt de ikke kan ta sier hvorfor.
Færre manglende kontrakter. Færre overraskelser i revisjon.
Papirarbeids-siden. Håndtert én gang, til rett tid, av personen det faktisk gjelder.
Onboarding av crew
QR-link, registreringsskjema, ID og dokumenter. Klar for første vakt på under fem minutter.
Kontrakter og e-signering
Generer, send og lagre kontrakter i plattformen. Signerte kopier ligger på profilen til den ansatte.
Kompetanse og dokumenter
Sertifikater, kurs, ID-dokumenter. Med utløpssporing så du ikke oppdager den manglende under en revisjon.
QR-innsjekksflyter
Skann for å stemple inn, signere eller starte et skjema. Fungerer på enhetene folk allerede har med seg.
GDPR-bevisste profiler
Fødselsnummer kryptert på feltnivå, data i EU, databehandleravtale på forespørsel. En person som fjernes fra lista forsvinner fra alle lister, mens historikken bak timene står.
Mat og allergier
Allergier og kostbehov, registrert av hver person på sin egen side. Be én person, en gruppe eller alle om en oppdatering, se hvem som ikke har svart, og gi catering et sammendrag eller hele lista som PDF.
- Fyll inn opplysninger
- Signer dokumenter
- Skann QR
- Klar for vakt
Det som skjer når portene åpner.
Verktøyene for arrangementsdagen. Bygget for å fungere under press, på hvilken som helst enhet noen har i hånden.
Avvik / HMS
Nesten-uhell, bekymringer og avvik meldes fra feltet via et offentlig skjema uten innlogging. Hver sak får en eier, en prioritet og en oppfølgingsstatus, og et sammendrag kan deles med leverandøren det gjelder.
Meldinger og varsler
E-post til én person eller en hel gruppe. Vakttildelinger, endringer, avlysninger og påminnelser går ut av seg selv.
Hviletid og overlapp
Overlappende vakter sperres, og minste hviletid mellom vakter håndheves ved hver påmelding og godkjenning. En leder som tildeler forbi den gjør det bevisst, og det registreres.
No-shows, idet vakten starter
En tildelt person som ikke har stemplet inn etter at vakten startet, ligger på dashbordet med vakten ett klikk unna. Ikke oppdaget når regnskap avstemmer lønnen.
Utstyr som følger vakten
Radioer, nøkler, vester, vekslekasser. Vakten sier hva den trenger, innstempling bekrefter hva som gikk ut, utstempling det som kom tilbake, og personen får kvittering på e-post. Det som fortsatt er ute, per person.
Sambandsplan og kontakter
Sambandsplanen for arrangementet, delt via lenke eller nedlasting med de som bærer radioene, og en operativ kontaktliste med lister du kan sende til. Ikke et laminert ark noen har mistet.
Planlegg det, koordiner det, kontroller porten, kjør det live.
Produksjonssiden, i samme arbeidsflate som crewet. Live strøm ligger ved siden av.
Produksjonsplan og Plan Live
Hver oppgave og leveranse i én datert plan, per avdeling og fase. Plan Live setter den på en skjerm for teamene som trenger den, live og skrivebeskyttet, uten tilgang til arbeidsflaten.
Leveranser
Én leveransebevegelse, én operativ oppføring: ankomst, sjåfør, kjøretøy, portkontroll for den turen. Leverandører og transportører registrerer sine egne via en offentlig lenke, og ingenting havner i planen før du godkjenner det.
Leverandører
Et register med data fra Brønnøysund, dokumenter som utløper og en ansvarlig hos dere. Én lenke per leverandør for akkreditering, kjøretøy og leveranser. Alt de sender er et forslag du gjennomgår.
Akkreditering
Hvem som har adgang, og hvem som er på plass nå. Pass utstedes eller tilstedeværelse spores per type, gyldig per prosjektfase, sjekket i en desk som også gir deg evakueringslisten.
Kjøretøy
Søknad, vurdering, tillatelse, port. Kjøreadgang og parkering avgjøres hver for seg, per fase og per sone. Ved porten gir en skanning eller et skilt ett svar: godkjent, kun adgang, avvist.
Risikovurderinger
Farer, tiltak og deltakere på én oppføring, vurdert og godkjent før arbeidet starter. Deltakerne bekrefter via lenke at de er briefet, og avvik under arrangementet havner på samme områdestruktur.
Rene tall til regnskap og compliance.
Slutten av prosessen. Der regneark vanligvis faller fra hverandre.
Ett sted for alt som venter
Dashbordet teller alt: påmeldinger og vaktønsker, manglende kontrakter, åpne avvik, leverandørinnsendinger, ventende akkreditering og kjøretøysøknader. Bak det har vaktplanen én innboks for forespørsler.
Lønnseksport
CSV-eksport til lønnssystemer. Timene er allerede avstemt.
Compliance-rapporter
Timer per person, kontraktstatus, kompetanse med utløp, avvikslister. Klart når revisor spør.
Kostnadsrapportering per arrangement
Lønnskostnad per prosjekt eller gruppe, priset med timesatsen som gjaldt da timene ble jobbet. Kjenn det reelle bildet mandagen etter arrangementet.
Timer gjennomgått og godkjent
Hver økt er lukket, justert eller godkjent. En justering beholder de opprinnelige tidene og begrunnelsen. Godkjenn per gruppe før lønn, opphev for å rette, og eksporten kan ta kun godkjente timer.
Bemanningsstatistikk
Planlagt, bemannet og innstemplet for valgfri periode, per lokasjon, prosjekt eller rolle. Dekning og no-show-andel per lokasjon, så neste arrangement planlegges på det som skjedde, ikke hvordan det føltes.
Kjedelig med vilje. Pålitelig når det gjelder.
Plattformslaget. Tilgang, integrasjoner og tingene en IT- eller regnskapsansvarlig kommer til å spørre om.
Tilgang i nivåer
Hver modul gis per person som se eller administrere, oppå standardene for admin og leder. Ops skrus på per person. En gruppes koblede kontakt ser den gruppa og ingenting annet.
Revisjonsspor
Hvem endret hva og når. Enkelt å forklare til en revisor eller en kunde.
Flere juridiske enheter / flere merker
Kjør flere juridiske enheter, merker eller festivallabel som separate arbeidsflater under én innlogging, uten at de blandes.
Nettleserbasert
Ingen installasjon. Fungerer på nettbrettet i produksjonsbua og på telefonen i lomma til crewkoordinatoren.
EU-hosting
Data forblir i EU. Databehandleravtale tilgjengelig. Sikkerhetssiden har detaljene.
Import og eksport, begge veier
Crew, vakter, timer, tildelinger og produksjonsplanen kommer inn som CSV, forhåndsvist og validert før en rad lander. Vakter og timer går ut igjen i samme format, til å redigere og importere på nytt.
Mer i detalj
Crew-onboarding
Registrering, kontrakter og ID-sjekk for hundrevis av folk før første vakt.
QR-stempling
Crew skanner inn, ledere ser hvem som er på plass. Ingen app, ingen kortlesere.
Produksjonsplan og Plan Live
Én plan for oppgaver, leveranser og leverandører, og en live skjerm for teamene som trenger den.
Ops
Produksjonsplan, leveranser, leverandører, akkreditering og kjøretøy, i samme arbeidsflate.
Raskeste måten å se det på er en demo.
Tretti minutter med din faktiske arrangementskalender. Ikke en skriptet omvisning.