Bemanningsbyrå for arrangementer: ett felles crewregister på tvers av alle kundeprosjekter
Lørdag. Førti av crewet ditt er på arenaen, tjuefem på en konferansemiddag, tolv på et privat arrangement, og én har sagt ja til to av dem. I et bemanningsbyrå hviler alt på oppføringen som sier hvor hver person er og hva de har til gode. Denne siden er for selskapet som leverer crew til andres arrangementer.
Hvem dette er for
Bemanningsbyråer og serviceselskaper som leverer arrangementscrew, vakthold, bar og F&B, verter eller teknisk crew til flere kunder, ofte samme dag. Kundene eier arrangementene. Dere har crewet, kontraktene og timene.
Slik er det bygget
Ett felles crewregister
Hver person er én oppføring på kontoen deres, uansett hvilke kunder de jobber for: profil, kontaktinfo, kompetanse med dokumentasjon og utløpsdato, allergier, klesstørrelser og kontrakthistorikk. Nye kommer inn via et offentlig registreringsskjema, med gjennomgang fra en leder hvis dere setter det opp slik. Den som allerede er aktiv, tar bare neste vakt, og den som er suspendert eller fjernet, kommer tilbake på samme oppføring. Ny kontrakt sendes av en leder.
Ett prosjekt per kundearrangement
Vakter og økter knyttes til et prosjekt, og økteksporter kjøres per prosjekt, så arenaen, middagen og det private arrangementet holdes adskilt i samme arbeidsflate. Vaktroller defineres én gang på kontoen og brukes i hvert prosjekt.
Grupper for hvordan dere organiserer crewet
En person har én hjemmegruppe, som setter standard arbeidstakertype og overtidsregel, og timelønnen ligger på personen. En vakt kan jobbes for en annen gruppe, så timer og overtid følger den gruppen; annen timelønn krever overstyring på økten. En gruppe kan også være kundens eget crew, så medlemmer, vakter og timer kan eksporteres samlet.
På tvers av alle kunder, samtidig
Overlapp sperres på hele kontoen
Hver tildeling, påmelding, godkjenning og import sjekkes for overlapp på tvers av alle kundeprosjekter på kontoen. En selvpåmelding som ville overlappet, avvises. En leders tildeling som ville overlappet, sperres. Hvile under kontoens minstekrav stopper en selvpåmelding; når en leder tildeler direkte, gir det en advarsel lederen kan overstyre. Dobbeltbookingen fra innledningen dukker opp når vakt nummer to tildeles, ikke når to kunder ringer på lørdag.
Én vaktliste per person
Crewet ser én liste over kommende vakter på tvers av prosjektene de er med på, velger ledige vakter fra sin egen side, og ser en grunn på vakter som overlapper eller gir for lite hvile. Fulle vakter og vakter de er for unge til, tilbys ikke.
Stempling der vakten er
Med QR-stempling på: en kode for vakten på e-post, skannet av en leder ved oppmøte hos kunden, eller en leder stempler personen inn direkte. Hver økt knyttes til vakt, prosjekt og gruppe der det finnes en.
Kontrakt etter arbeidstakertype
Arbeidsavtaler, oppdragsavtaler og frivilligavtaler lages fra deres egne maler og signeres via lenke, uten innlogging. Skjemaet en person registrerer seg gjennom, setter gruppe og arbeidstakertype; deretter velger en leder kontraktsmal, med forslag ut fra arbeidstakertype, og malen avgjør språket. Dashbordet teller hvem som mangler signert kontrakt og hvor mange av dem som har vakter foran seg.
Timer, godkjenning og eksport
En leder retter en økt mens de opprinnelige tidene blir stående ved siden av rettelsen. Økter venter på godkjenning, med mindre dere har slått på automatisk godkjenning. Lønnseksporten tar som standard bare med godkjente økter, og det valget kan slås av for en eksport. Den består av tre CSV-filer (lønn, sammendrag og økter), lastet ned hver for seg eller som ZIP, for hele crewregisteret eller for gruppene dere velger. Økteksporter finnes per prosjekt og per gruppe, som CSV og PDF. Dette er eksporter; det finnes ingen lønnsintegrasjon.
Hva dere trenger
En Workforce-plan. Incidents er inkludert. Ops er for produksjonssiden av et arrangement (leverandører, leveringer, kjøretøy, akkreditering, produksjonsplan) og er ikke det et bemanningsbyrå trenger til flyten på denne siden.
Se det på deres egen drift.
Fortell oss hvordan arrangementene deres går, så viser vi flyten på deres reelle crewstørrelse og kalender.