Festivalbemanning: registrering, vaktplan, stempling og lønnseksport
Tre uker igjen. Påmeldingslenken har tatt inn det meste av crewet. Noen kontrakter er fortsatt usignert, hvert dugnadslag vil ha sin egen liste, og de første riggvaktene starter før alle er på plass. Denne siden er for festivalen som kjører crewet i HR Cluster og lar produksjonslogistikken ligge der den ligger i dag.
Hvem dette er for
Festivaler med faste datoer og et crew som stort sett er midlertidig: betalte festivalarbeidere, dugnadslag fra lag og foreninger, leverandørenes crew og et lite produksjonsteam. Flere hundre crew, de fleste med noen få vakter i året, nesten alle på plass de samme dagene. Leverandører, kjøretøy og produksjonsplan kan bli der dere har dem nå. Ingenting på denne siden trenger dem.
Flyten, i festivalrekkefølge
-
Registrering via lenke
Hver crewgruppe kan ha sitt eget offentlige skjema. Skjemaet setter gruppe, arbeidstakertype og timelønn, og lenken og vaktens innstillinger avgjør hvilke vakter personen kan velge, så barcrew, vakthold og riggere havner riktig uten at noen sorterer for hånd. Avhengig av oppsettet oppretter en innsending personen eller venter på gjennomgang fra en leder. Allergier og sertifikater legges på samme profil.
-
Kontrakt før første vakt
Arbeidsavtaler, oppdragsavtaler og frivilligavtaler lages fra deres egne maler og signeres via lenke, uten innlogging. En kontrakt som er signert et annet sted, lastes opp som signert kopi. Dashbordet teller hvem som mangler signert kontrakt og hvor mange av dem som har vakter foran seg, og lenker til listen, så purringen går fra ett sted i stedet for en innboks.
-
Vaktplanen
Vakter etter rolle, lokasjon, prosjekt og gruppe, publisert til crewet. Nye velger ledige vakter på påmeldingslenken; crew som allerede er inne, velger fra sin egen side eller sender en forespørsel der godkjenning kreves. Produksjonen tildeler resten for hånd eller importerer tildelinger fra CSV. Hver tildeling, påmelding, godkjenning og import sjekkes for overlapp på tvers av alle prosjekter på kontoen. Hvile under kontoens minstekrav stopper en selvpåmelding; når en leder tildeler direkte, gir det en advarsel lederen kan overstyre.
-
Oppmøte
Med QR-stempling på får hver i crewet en kode for vakten på e-post og viser den til en leder som skanner den ved oppmøte, eller en leder stempler dem inn. Hver økt knyttes til vakt, prosjekt og gruppe der det finnes en. Den som møter uten vakt, kan likevel stemples inn, og står i listen Flagget mens økten er åpen.
-
Kvelden
Workforce-dashbordet viser hvem som er stemplet inn, hvordan det stemmer med planen og hvor dekningen er tynn, med en bemanningsgraf to timer tilbake og atten frem. Samme skjerm holder ledige plasser på kommende vakter, vakter med for få og manglende kontrakter synlige. Resten ligger i stemplingsvisningen: økter som venter på godkjenning i én fane, og innstemplinger uten vakt og økter som går over planlagt slutt i en annen.
-
Godkjenning og lønnseksport
Noen utstemplinger blir alltid glemt. En leder retter økten mens de opprinnelige tidene blir stående ved siden av rettelsen. Økter venter på godkjenning, med mindre dere har slått på automatisk godkjenning. Lønnseksporten tar som standard bare med godkjente økter, og det valget kan slås av for en eksport. Den består av tre CSV-filer (lønn, sammendrag og økter), lastet ned hver for seg eller som ZIP, for hele crewet eller for gruppene dere velger. Det er en eksport, ikke en integrasjon.
Hva dere trenger
En Workforce-plan. Incidents er inkludert, så nesten-uhell og bekymringer meldt fra feltet får referanse og status fra første dag, og en eier når noen tar dem. Ops trengs ikke til noe på denne siden. Dugnadslag er vanlige grupper: en gruppe kan være en frivillig organisasjon med egen standard arbeidstakertype, og kan koble til én kontakt med innlogging, som følger lagets medlemmer, vakter og timer og kan flytte plasser innad i laget.
Bevis: Sommerbris 2026
Sommerbris er en musikkfestival på Odderøya i Kristiansand. Til 2026-utgaven planla produksjonen 1 328 vaktplasser gjennom rigg, festivaldager og nedrigg. I den endelige vaktplanen var 1 230 av dem bemannet, fordelt på 883 crew. Av de 1 002 crew som stemplet inn i juni, hadde 162 ingen vakt tildelt den måneden; øktene deres ble registrert som alle andre, uten tilknyttet vakt. De 47 dugnadslagene, 665 crew, hadde hver sin gruppe. Festivallørdagen var 850 kontrakter signert. Alle de 1 875 øktene fra juni er senere godkjent.
Planlagte og bemannede vaktplasser gjelder 3. til 16. juni: rigg, festivaldager og nedrigg. En vaktplass er én persons plass på en vakt, så en vakt for ti har ti plasser. Bemannede vaktplasser følger den endelige vaktplanen. Crew stemplet inn viser hvor mange ulike crew som stemplet inn i prosjektet i juni. 416 er Workforce-dashbordets livetall lørdag kveld 13. juni. Sommerbris 2026 var det eneste prosjektet i arbeidsområdet i juni, så visningen «All projects» i skjermbildene viser bare Sommerbris.
Mer i detalj
Se det på deres egen drift.
Fortell oss hvordan arrangementene deres går, så viser vi flyten på deres reelle crewstørrelse og kalender.