Vakter i planen
Publiserte vakter er låste start- og sluttrader i produksjonsplanen, med kapasitet og bemanning, i tidsrekkefølge mellom oppgavene.
Løsninger
Festivaldrift i ett system: crew og produksjon i samme arbeidsflate, fra rigg til nedrigg
Følg én rigger. Hun registrerer seg på påmeldingslenken i mai og velger to riggvakter. Produksjonen sender kontrakten fra malen for hennes arbeidstakertype, og hun signerer på telefonen. Produksjonen gir henne et pass for riggen. Første riggdag starter vakten hennes i den samme produksjonsplanen som leveringen med scenegulvet, og den leveringen har en referanse porten leser opp over sambandet. QR-koden hennes skannes 06:55. Klokka 14:10 melder hun en løs kabel fra Plan Live-skjermen. Vaktene, kontrakten og stemplingene ligger på den ene profilen hun opprettet. Det er hele siden.
Samme arbeidsflate, tre faser
Hvert prosjekt har fasene produksjonen allerede bruker. Slik ser crewsiden og produksjonssiden ut i hver av dem, på samme konto.
Rigg
Påmeldingslenken tar crewet inn, gruppe for gruppe, med riktig skjema, arbeidstakertype og kontrakt. Leverandørene registrerer seg via sin egen lenke og sender inn leveringer, akkreditering og kjøretøy som dere går gjennom. Lokasjoner, soner og porter settes én gang: vaktplanen og produksjonsplanen peker på lokasjonene, og akkreditering, kjøretøy, avvik og risikovurderinger på stedene de trenger. Risikovurderinger kan godkjennes formelt, og deltakerne kan bekrefte briefingen via lenke. Publiserte vakter vises i planen som låste start- og sluttrader med kapasitet og bemanning, i tidsrekkefølge mellom oppgavene.
Arrangementsdager
En leder skanner crewets QR-koder ved oppmøte eller stempler dem inn direkte. Workforce-dashbordet viser hvem som er inne og hvor dekningen er tynn. Akkrediteringsskranken viser hvem som har sjekket inn og ikke ut. Ved porten gir en skanning eller et søk på skiltet ett svar for et kjøretøy. Plan Live viser dagen til teamene som trenger den, skrivebeskyttet, med en «Meld avvik»-handling på hver skjerm og hver rad. Fra en rad åpnes det vanlige offentlige meldeskjemaet forhåndsutfylt med det lenken har lov til å vise. Avdelingene starter dagen med planen og sjekklisten i innboksen. Er Beredskap i bruk, står gjeldende nivå i toppfeltet og på Plan Live-skjermene, satt av en person med en begrunnelse.
Nedrigg
Returer er også leveringsoppføringer, og fullføres en, fullføres aktivitetene dens. De siste øktene stemples ut, rettes der en utstempling ble glemt, godkjennes og eksporteres til lønn som CSV. Ved utstempling kommer utstyret personen har, opp for retur. Det som står igjen, er ett prosjekt med plan, crew, leverandører og avvik, og neste års prosjekt starter fra de samme lokasjonene, leverandørene, gruppene og vaktrollene.
Der de to sidene faktisk møtes
Stedene de to sidene deler data:
De samme personene
Den som står på en vakt, er den dere kan sette som ansvarlig i planen, eier av et avvik eller innehaver av utstyr.
Én områdestruktur
Vaktplan, produksjonsplan og akkreditering peker på de samme lokasjonene, med soner og porter under dem for akkreditering og kjøretøy.
Måltider fra vaktplanen
Antall til cateringen kommer fra publiserte vakter, og sammendraget viser tall, ikke navn.
Avvik fra gulvet
Meldt fra Plan Live, en plakat eller arbeidsflaten, hvert med referansenummer og status, eier og prioritet når noen tar det, og de dere velger varslet på e-post, og på SMS når det er slått på.
Meldinger til dem som er på plass
E-post eller SMS til en gruppe eller avdeling, eller bare til dem som er på vakt eller stemplet inn akkurat nå.
Hva dere trenger
En Workforce-plan med Ops som valgfritt betalt tillegg. Å legge det til er ingen migrering: Ops går på de samme prosjektene, lokasjonene og personene. Incidents er inkludert. Modulene skrus på per konto. Workforce og Ops kan brukes sammen fra starten, eller Ops kan legges til senere.
Bevis: to festivaler, begge sider i samme arbeidsflate
Begge de publiserte casestudiene kjørte Workforce og Ops sammen.
Oktoberfest Oslo 2026, Youngstorget
Crewet kom inn via åpne påmeldingslenker: 195 av de 296 crew på vaktplanen kom inn denne veien, hver crewgruppe med sitt eget registreringsskjema. Vakter fra vaktplanen lå i planen som låste rader, i tidsrekkefølge mellom oppgavene. Av de 296 crew på vaktplanen stemplet 277 inn, og fem til stemplet inn uten å stå på vaktplanen, 282 til sammen. På arrangementsdagene ble 944 av 1 005 planlagte vaktplasser bemannet: 93 % første helg og 96 % siste helg. Fordi vaktplan, innstemplinger, leveringer og plan lå samlet, kunne produksjonen holde hvem som var satt opp, opp mot hvem som møtte, og flytte en levering uten å miste arbeidet som var planlagt rundt den.
Sommerbris 2026, Odderøya
Produksjonssiden lå i samme arbeidsflate som crewet. Lørdag 13. juni, kvelden dashbordet viste 416 innstemplet samtidig, hadde arbeidsflaten 470 akkrediteringer, med typer for rigg og festivaldager, og 55 risikovurderinger, ved siden av festivalens kjøretøy, leverandører og strømmålere. Radioer og annet utstyr ble delt ut på navn, og 90 enheter var ute den kvelden.
Gå i dybden
Mer i detalj
Festivalbemanning
Registrering, vaktplan, stempling og lønnseksport, uten produksjonslogistikk.
Produksjonslogistikk
Leverandører, leveringer, kjøretøy, akkreditering og produksjonsplan.
Produksjonsplan og Plan Live
Én plan for oppgaver, leveringer og leverandører, og en live skjerm for teamene som trenger den.
Se det på deres egen drift.
Fortell oss hvordan arrangementene deres går, så viser vi flyten på deres reelle crewstørrelse og kalender.